Følg Frivilligcenter Odense på Facebook og Instagram, 
og tilmeld dig vores nyhedsbrev. 

FB fLogo Blue broadcast 2Facebook

          

instaInstagram

          

email iconNyhedsbrev

Privatlivspolitik - Frivilligcenter Odense

Privatlivspolitik for Frivilligcenter Odense
Version: 24-05-2018

Hent som pdf her

 

Frivilligcenter Odense behandler personoplysninger og har derfor vedtaget denne privatlivspoli-tik, der kort fortæller dig, hvordan vi behandler dine personoplysninger til sikring af en fair og gennemsigtig behandling.

Gennemgående for vores databehandling er, at vi kun behandler personoplysninger til bestemte formål og ud fra berettigede (legitime) interesser.

Vi behandler kun personoplysninger, der er relevante og nødvendige til opfyldelse af de angivne formål, og vi sletter dine oplysninger, når de ikke længere er nødvendige. 

Kontaktoplysninger på den dataansvarlige
Frivilligcenter Odense er dataansvarlig, og vi sikrer, at dine personoplysninger behandles i over-ensstemmelse med lovgivningen. 

Kontaktoplysninger:
Jess Kahr, Centerleder / Frivilligcenter Odense
Østre Stationsvej 15
CVR: 14888586
Telefonnr.: 21160254
Mail: info@frivilligcenter-odense.dk
Website: www.frivilligcenter-odense.dk

Behandling af personoplysninger
Vi behandler følgende personoplysninger

1) Medlems- og foreningsoplysninger: 

Almindelige personoplysninger (kontaktpersoner til foreningerne)

Registrerings- og kontaktoplysninger: Navn, køn, indmeldelsesdato, telefonnummer, e-mailadresse.

Personoplysninger, der er tillagt en højere grad af beskyttelse:
En persons foreningstilknytning kan principielt i sig selv være en potentiel personfølsom oplysning, hvis medlemskab af foreningen kræver at et særligt forhold omkring helbred, sygdom, sexualitet, etnicitet, politisk holdning eller lignende er tilstede.

2) Personaleoplysninger inklusiv frivillige

- Almindelige personoplysninger:
Registrerings- og kontaktoplysninger: Navn, køn, indmeldelsesdato, te-lefonnummer, e-mailadresse.

- Personoplysninger, der er tillagt en højere grad af beskyttelse:
CPR-nummer (kun ansatte og bestyrelse)

Her indsamler vi oplysninger fra

Normalt får vi oplysningerne fra dig via vores medlemsformular, eller en person fra din for-ening. I nogle tilfælde kan der være andre kilder:

Ved ansatte: Offentlige myndigheder, f.eks. nødvendige skatteoplysninger ved udbetaling af løn

Foreningens formål med behandling af dine personoplysninger

Vi behandler dine personoplysninger til bestemte formål, når vi har en lovlig grund.

Lovlige grunde til behandling er særligt:

• Foreningens berettigede (legitime) interesser i at behandle dine oplysninger (interesseaf-vejningsreglen)
• At det er nødvendigt for at opfylde en kontrakt med dig (fx dit medlemskab af forenin-gen og opfyldelsen af foreningens vedtægter og formål)
• Behandling med samtykke 

Formål med behandling af medlems-/foreningsoplysninger:

Foreningens medlemshåndtering, herunder kontingentopkrævning
Som led i foreningens formidlingsarbejde, synlighedsarbejdet og andre aktivite-ter, herunder planlægning, gennemførelse og opfølgning på aktiviteter.
Levering af varer og ydelser du har bestilt
Administration af din relation til os

Formål med behandling af personaleoplysninger
Udbetaling af løn, godtgørelser, refusioner og lignende
Administration af din relation til os:

Vi behandler kun personoplysninger ud fra legitime interesser

I det omfang vi behandler dine medlemsoplysninger på baggrund af interesseafvejningsreglen, vil denne behandling udelukkende være motiveret af berettigede (legitime) interesser som:

• Udøvelse af synliggørende/understøttende aktiviteter for det frivillige sociale arbejde i Odense.
• Håndtering af dine medlemsrettigheder i henhold til vedtægterne m.v., herunder i forhold til generalforsamling.
• Opfyldelse af medlemspligter, herunder opkrævning og betaling af kontingent m.v.
• Brug af situationsbilleder taget i foreningen, der afbilder en konkret aktivitet eller situati-on i foreningen.
• Af praktiske og administrative hensyn opbevarer vi dine almindelige medlemsoplysninger også i en periode efter din udmeldelse af foreningen. (se perioden nedenstående)
• Bevaring af oplysninger med historisk værdi i forhold til statistik, bevillingskrav omkring afrapportering og lignende.

Samtykke
Oftest vil vores behandling af dine personoplysninger basere sig på et andet lovligt grundlag end samtykke. Vi indhenter derfor kun dit samtykke, når det i sjældne tilfælde er nødvendigt for at behandle dine personoplysninger til de formål, der er beskrevet ovenfor.

Hvis vi indhenter dit samtykke, er det frivilligt, om du vil give samtykke, og du kan til enhver tid trække det tilbage ved at give os besked om det.

Samtykke indhentes i forbindelse med:
Oprettelses af gruppemedlemskab (Digitalt skriftligt samtykke)
Oprettelse i Den sociale vejviser (Digitalt skriftligt samtykke)
Tilføjelse på udsendelsesliste til Frivilligcenter Odenses nyhedsbrev

Videregivelse af dine personoplysninger
Vi giver som udgangspunkt ikke personoplysninger videre uden dit samtykke.  Vi videregiver således heller ikke personoplysninger til firmaer til markedsføring uden dit samtykke. Dog gælder følgende forhold.

Videregivelse af kontaktoplysninger på foreninger:

I forbindelse med vores formålsbeskrevne formidlings og synlighedsarbejde arbejde sker der en videregivelse af kontaktinformationer til foreningerne. I det tilfælde oplysninger henfører til en privat person, er der tale om:

1) den til Frivilligcentret, oplyste kontaktperson samtykke gives i forbindelse med medlemsoprettelse.

2) oplysninger er selv offentliggjort på foreningens hjemmeside eller andre offentlige kommunikationsmaterialer.

Der sker videregivelse på vores hjemmeside, Den Sociale Vejviser, ved synlighedsarrangementer og ved relevante borgerhenvendelser.

Opbevaring og sletning af dine personoplysninger

Vi har forskellige behandlingsformål og opbevaringsperioder alt efter, om vi behandler dine personoplysninger som medlem af foreningen, som lønnet ansat, ulønnet frivillig.

Medlemmer:
Vi vil opbevare dine personoplysninger i en periode fra medlemskabets ophør og i overens-stemmelse med følgende kriterier:
Af praktiske og administrative hensyn opbevarer vi dine almindelige medlemsoplysninger i op til 1 år efter kalenderåret for din udmeldelse af foreningen

Foreninger/aktiviteter i Den Sociale Vejviser:
• Efter forenings/aktivitetens ophør fjernes oplysningerne herunder kontaktpersoner fra den eksterne/tilgængelige Vejviser med det samme.
• Af praktiske og administrative hensyn opbevarer vi informationerne internt i Forenings-basen i op til 1 år efter dit/foreningens virke er ophørt

Lønnede ansatte
Vi vil opbevare dine personoplysninger i en periode fra ophøret af dit virke og i overensstem-melse med følgende kriterier:

• Bogføringsbilag, herunder f.eks. lønbilag, skal gemmes i 5 år fra udløbet af det regn-skabsår, som bilaget drejer sig om
• Andre relevante oplysninger til opfølgning og stillingtagen til eventuelle krav gemmes i 5 år efter arbejdet er ophørt

Frivillige
Vi vil opbevare dine personoplysninger i en periode fra ophøret af dit virke og i overensstem-melse med følgende kriterier:

• Af praktiske og administrative hensyn opbevarer vi dine almindelige kontaktoplysninger i op til 1 år efter dit virke er ophørt

Dine rettigheder
Du har en række særlige rettigheder efter persondataforordningen, når vi behandler personop-lysninger om dig:

• Retten til at blive oplyst om behandlingen af data
• Retten til indsigt i egne personoplysninger
• Retten til berigtigelse
• Retten til sletning
• Retten til begrænsning af behandling
• Retten til dataportabilitet (udlevering af data i et almindeligt anvendt format)
• Retten til indsigelse

Du kan gøre brug af dine rettigheder, herunder gøre indsigelse mod vores behandling, ved at henvende dig til os. Vores kontaktoplysninger finder du øverst. Hvis du f.eks. henvender dig med en anmodning om at få rettet eller slettet dine personoplys-ninger, undersøger vi, om betingelserne er opfyldt, og gennemfører i så fald ændringer eller sletning så hurtigt som muligt.

Du kan altid indgive en klage til en databeskyttelsestilsynsmyndighed, f.eks. Datatilsynet.

Revidering af privatlivspolitikken
Vi forbeholder os retten til at foretage ændringer i denne privatlivspolitik fra tid til anden. Ved ændringer vil datoen øverst i privatlivspolitikken blive ændret. Den til enhver tid gældende pri-vatlivspolitik vil være tilgængelig på vores websted. Ved væsentlige ændringer vil du modtage meddelelse herom.